Любой переезд всегда связан с различными хлопотами. В суматохе можно что-нибудь забыть, поцарапать, разбить или вообще потерять. Так что если вам предстоит срочный офисный переезд, то к нему лучше готовиться за несколько дней. Вот список основных дел, которые желательно сделать заранее.
Сначала нужно составить список вещей, которые вы возьмете в новый офис. Это необходимо для того, чтобы ничего не потерялось в дороге, и чтобы вы примерно знали, какой объем предстоит перевезти на Газеле или стоит выбрать другую машину. Затем нужно подготовить план расстановки мебели на новом месте. Иначе возникнут бессмысленные перестановки с места на место. Кроме этого, постарайтесь решить все вопросы с документами: закрыть договор аренды, изменить адрес на счетах и бланках, договориться о переносе интернета, телефона и т.п. К моменту переезда вас ничего не должно удерживать в старом офисе.
Утрясли все вопросы с документами, теперь следует сделать элементарную подготовку. Сюда входит отключение от электропитания оргтехники, бытовых приборов, различного оборудования. Также необходимо выкинуть все лишнее, вам не должны мешать вещи, которые вы не собираетесь брать с собой. Заодно освободится дополнительное пространство, где можно будет заняться упаковкой вещей.
Между прочим, упаковка является одним из важных моментов в офисном переезде. От того как вы упакуете перевозимые вещи, зависит их сохранность, а также скорость самого переезда. В качестве упаковочных материалов лучше использовать скотч, воздушно-пузырьковую пленку, полиэтилен и картонные коробки. Кстати, картонные коробки можно попросить в ближайшем магазине, как правило, они рады избавиться от лишней тары. Не помешает купить жесткие контейнеры для перевозки хрупких и особо ценных вещей. И самое главное, не нужно оставлять процесс упаковки на самый последний день. Лучше сделать это за несколько дней, тогда если вы что-то забудете или неправильно упакуете, у вас будет время все исправить.
Все коробки желательно промаркировать, чтобы не возникло трудностей с поиском и расстановкой вещей на новом месте. К тому же, по маркировке будет видно, где находятся хрупкие вещи, и с ними будут аккуратно обращаться при погрузке в машину. Далее все коробки нужно будет отсортировать, разбейте их на три категории: тяжелые, легкие и хрупкие вещи. Нельзя же грузить тяжелые вещи поверх хрупких, так что без сортировки не обойтись.
Но одними сборами в старом офисе подготовка к переезду не ограничивается. Нужно заранее договориться с администрацией офисного здания, в которое вы переезжаете, чтобы они предупредили службу охраны. Возможно, для этого придется составить список людей, которые непосредственно будут заниматься переездом. Помимо этого, попросите администрацию решить вопрос со стоянкой. Вы же не хотите приехать с загруженной машиной и увидеть, что все места на стоянке заняты?
За день до переезда обязательно убедитесь, что работают лифты, поскольку спускать по лестнице мебель и другие тяжелые вещи это лишний повод что-то поцарапать. Если лифты не работают, постарайтесь перенести переезд на другой день. Лучше немного подождать, чем жалеть потом о сломанной оргтехнике или разбитой коллекционной вазе.
Ну что ж, к переезду вы готовы, теперь можно не беспокоиться за сохранность офисной собственности. Осталось только дождаться грузчиков, и через какое-то время можно будет начать работу в новом офисе.
